Effizienz ► E-Rechnung

Wir bieten Ihnen verschiedene Arten der Rechnungsstellung an - von traditionellen Papierrechnungen über digitale Rechnungen (PDF) bis hin zu vollwertigen E-Rechnungen. Wenn Sie darüber nachdenken, auf E-Rechnungen umzusteigen oder umweltbewusst handeln und auf Papierrechnungen verzichten möchten, sind wir Ihr kompetenter Partner. Selbst ein erster Schritt von der Papier- zur digitalen Rechnung bringt Vorteile mit sich und unterstützt nachhaltige Prozesse. Schließlich erfordert auch der Versand von Briefen Ressourcen und Zeit. Wir möchten Ihnen im Folgenden einen Überblick über die verschiedenen Rechnungsformate geben und Ihnen die Entscheidung erleichtern.

E-Rechnung: Die Zukunft der Rechnungsstellung

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht die automatische Verarbeitung durch Rechnungsverarbeitungssysteme, was zu effizienteren, fehlerfreien und schnelleren Geschäftsprozessen führt und den manuellen Aufwand erheblich reduziert.

Digitale Rechnungen vs. E-Rechnungen: Wo liegt der Unterschied?

Digitale Rechnungen sind Rechnungen, die elektronisch erstellt und versendet werden, beispielsweise als PDF-Datei per E-Mail. Obwohl sie den Papierverbrauch reduzieren und den Versand beschleunigen, sind sie nicht strukturiert und nicht maschinenlesbar im Sinne automatisierter Verarbeitung. 

E-Rechnungen hingegen sind in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. 

ZUGFeRD: Das Beste aus beiden Welten

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert.  Ideal für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren möchten, ohne auf die vertraute PDF-Darstellung zu verzichten.

  • Für Menschen: Die Rechnung kann wie gewohnt als PDF gelesen und geprüft werden.
  • Für Systeme: Die eingebetteten XML-Daten ermöglichen eine automatische Verarbeitung ohne manuelle Dateneingabe.

XRechnung: Der Standard für den öffentlichen Sektor

XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde.

  • Keine PDF-Komponente: Nicht ohne spezielle Software lesbar.
  • Standardisiert: Entspricht europäischen Normen und ist für Rechnungen an den öffentlichen Sektor vorgeschrieben.
  • Effizienz: Minimiert Fehler und beschleunigt Prozesse durch vollständige Automatisierung.

EDI: Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern

EDI (Electronic Data Interchange) ist ein standardisiertes Verfahren zum elektronischen Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen in strukturierter, maschinenlesbarer Form.

  • Automatisierung: Vollautomatischer Datenaustausch ohne manuellen Eingriff.
  • Effizienz: Reduziert Fehler und beschleunigt Geschäftsprozesse durch direkte System-zu-System-Kommunikation.
  • Standardisierung: Nutzt inter­natio­nale Standards wie EDIFACT für branchenübergreifenden Datenaustausch.

Warum ein PDF allein nicht ausreicht

Ein herkömmliches PDF-Dokument gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Anforderungen, weil es:

  • Nur visuell lesbar ist und keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthält.
  • Manuelle Verarbeitung erfordert, da Buchhaltungssysteme die Daten nicht automatisch auslesen können.
  • Fehleranfällig ist, da manuelle Dateneingabe zu Übertragungsfehlern führen kann.

Fazit

Durch die Auswahl des passenden Rechnungsformats können Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren und einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten. Ob Sie den ersten Schritt mit digitalen Rechnungen gehen oder direkt auf E-Rechnungen umsteigen möchten—wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung.