Hinweisgebersystem und Vertrauensanwalt

Mitarbeiter und Dritte haben das Recht, auf Umstände hinzuweisen, die auf eine Verletzung von Gesetzen oder internen Regeln schließen lassen. Der Vertrauensanwalt nimmt diese Hinweise entgegen. Er bietet einen rechtlich geschützten und vertraulichen Bereich außerhalb des Unternehmens an. Er klärt den Hinweisgeber über seine Rechte und das weitere Vorgehen auf. Nur mit dem Einverständnis des Hinweisgebers leitet der Vertrauensanwalt den Hinweis an die zuständige Stelle in der VBH weiter.
Der Vertrauensanwalt kann als Vertrauensperson in den Vorgang einbezogen werden. Er steht dem Hinweisgeber jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.

Alle Mitarbeiter und Externe, wie Lieferanten oder Dienstleister, können sich an den Vertrauensanwalt wenden.

Der Vertrauensanwalt nimmt Hinweise auf Gesetzesverletzungen und interne Verstöße entgegen. Ziel ist vor allem die Aufklärung und Verhinderung von Wirtschaftsstraftaten, Bilanzdelikten und Vermögensschädigungen. Aber auch alle Verstöße gegen den Verhaltenskodex, z.B. Diskriminierungen, können berichtet werden.

Ja. Allein der Hinweisgeber entscheidet darüber, welche Informationen er an den Vertrauensanwalt gibt und welche Informationen der Vertrauensanwalt im zweiten Schritt an die VBH weitergeben soll. Nur bei missbräuchlicher Verwendung, d.h. bei vorsätzlich falschen Hinweisen, ist der Vertrauensanwalt befugt, auch gegen den Willen des Hinweisgebers Informationen weiterzugeben. Darüber klärt der Vertrauensanwalt beim ersten Kontakt auf.

Nein, der Vertrauensanwalt kann von jedem kostenfrei in Anspruch genommen werden.

Ja, Hinweisgeber können sich auch anonym an den Vertrauensanwalt wenden. Das gilt schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem Vertrauensanwalt. Soweit gewünscht, wahrt der Vertrauensanwalt anschließend gegenüber der VBH die Anonymität des Hinweisgebers.

Dem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Dazu leitet der Vertrauensanwalt den Hinweis nach vorheriger Prüfung an die zuständige Stelle der VBH, in der Regel an Compliance, weiter.

Der Hinweisgeber kann sich jederzeit mit dem Vertrauensanwalt über den Sachstand informieren. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Vertrauensanwalt im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.

Nein, der Vertrauensanwalt darf einen Hinweisgeber nicht in einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren vertreten. Deshalb kann und darf der Vertrauensanwalt auch keine Schritte einleiten, um die individuellen Rechte oder Ansprüche des Hinweisgebers gerichtlich durchzusetzen.

Ja. Der Vertrauensanwalt wird als selbstständiger und unabhängiger Rechtsanwalt tätig und unterliegt keinen Anweisungen durch die VBH hinsichtlich der inhaltlichen Sachbehandlung. Der Vertrauensanwalt entscheidet nach eigener pflichtgemäßer Prüfung, ob und inwieweit er einen ihm unterbreiteten Sachverhalt an die VBH weitergeben darf.

Die erste Kontaktaufnahme kann in einem Telefonat, per E-Mail, per SMS, per Fax, per Post, über die Plattform www.report-tvh.de oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen.

Ja. Jedem Mitarbeiter stehen weiterhin sein Vorgesetzter, der Betriebsrat, Compliance und die Geschäftsleitung als Ansprechpartner zur Verfügung.

Ja. Der Hinweisgeber ist geschützt. Jede gegen den Hinweisgeber gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert.

Trotz immer wieder geäußerter Skepsis sind Fälle des Denunziantentums bei der Bestellung eines Vertrauensanwalts sehr selten. Dennoch klärt der Vertrauensanwalt den Hinweisgeber zu Beginn des Gesprächs darüber auf, dass ein Missbrauch des Hinweismanagements nicht toleriert wird und der Vertrauensanwalt bei einem vorsätzlichen, also wissentlichen, Missbrauch verpflichtet ist, die Personalien des Hinweisgebers an die VBH weiterzugeben. In jedem Fall drohen Mitarbeitern bei vorsätzlichem Missbrauch des Hinweismanagements disziplinarrechtliche Konsequenzen.

Der Vertrauensanwalt stellt die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicher. Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf Angaben zur Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Person(en). Der Datenschutzbeauftragte der VBH prüft regelmäßig die Datenschutzkonformität des Hinweismanagements.

Nein. Es gilt die Unschuldsvermutung. Jedem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Erst nach Abschluss des Vorgangs wird über mögliche Maßnahmen entschieden.

Soweit der Hinweis in guter Absicht, d.h. nicht vorsätzlich falsch, gegeben wurde, muss der Hinweisgeber keinerlei Konsequenzen befürchten.

Nein, die Inanspruchnahme des Vertrauensanwalts ist freiwillig. Er ist als zusätzliche Anlaufstelle eingerichtet worden.

Ja. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, den Vertrauensanwalt persönlich aufzusuchen und ein vertrauliches Gespräch zu führen.

Ja.

Ja, Reisekosten werden von der VBH ersetzt, soweit sie notwendig und angemessen sind. Die Abwicklung wird vom Vertrauensanwalt übernommen, sodass auch hier die Anonymität – soweit erforderlich – gewahrt bleibt.

Ja. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Vertrauensanwalt im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.

Nein. Sollte der Vertrauensanwalt in einem Straf-, Zivil- oder sonstigen Verfahren als Zeuge vernommen werden, wird er den Namen und die Identität des ratsuchenden Hinweisgebers nur dann offenlegen, wenn ihm dies sowohl von der VBH als auch von dem Hinweisgeber ausdrücklich gestattet worden ist.

Ja. Der Vertrauensanwalt kann zunächst völlig vertraulich kontaktiert werden. Der Vertrauensanwalt klärt den Hinweisgeber über seine Rechte zu Beginn des Gespräches auf. Erst am Ende des Gespräches entscheidet der Hinweisgeber dann, ob und in welcher Form die Informationen an die VBH weitergegeben werden sollen.

Der Vertrauensanwalt kann auch dann kontaktiert werden, wenn sich der Hinweisgeber selbst strafbar gemacht haben sollte. Zum einen kann der Vertrauensanwalt den Hinweisgeber über seine Rechte aufklären, zum anderen wird eine Selbstanzeige im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses positiv bewertet und kann in einem möglichen späteren Gerichtsverfahren strafmildernd wirken.

Nein. Nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen bei wirklich schwerwiegenden Straftaten besteht für jedermann die Pflicht, den Hinweis auf eine Straftat an eine Staatsanwaltschaft weiterzugeben.

In diesem Fall kann sich der Vertrauensanwalt unmittelbar an die Geschäftsleitung der VBH wenden.

Das kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Es gibt Hinweise, die innerhalb von wenigen Stunden abschließend bearbeitet werden können. Bei umfangreicheren Untersuchungen kann die Bearbeitung mehrere Wochen dauern.